le Rapport moral 2008 - vol. 2

ANNEXES AU RAPPORT MORAL

(dans la version disponible sur le blog du CFI, le texte du rapport est disponible dans le volume 1)

COMITE FRANÇAIS IFLA

Pavillon France

Québec, IFLA 2008

Débriefing rapide

14 participants pour 1 grand stand de 54 m² : BnF, CAIRN, ABES, MESR, BPI, DLL, CSI, INIST, ENSSIB, ABF, ADBS, ADBU, ADBDP et CFI.

Location du stand

Localisation : l’emplacement paraissait idéal, mais on ne pouvait pas voir sur le plan que nous n’étions pas situés du bon côté de l’arrivée. Néanmoins, nous étions très faciles à trouver.

Réunions préparatoires

Difficile de s’entendre à l’avance sur les desiderata, et de réaliser l’espace dont on disposera réellement. On veut toujours commander trop de matériel. Heureusement, on a pu rendre du matériel gratuit (tables, chaises) et obtenir des tables plus petites (carrées au lieu de rectangulaires), etc.

Budget

En plus des financements des deux ministères, il a déjà été refacturé aux participants les frais de location du stand nu. Le CFI prend à sa charge le Diaporama réalisé par « Marges et Paperoles » (B. Pedot), l’impression des pochettes (les signets sont offerts gratuitement), et quelques frais communs.

Il restera à refacturer aux participants les frais de location de mobilier et de matériel, et les frais divers facturés par le Centre des Congrès (QCCC) : nettoyage, tapis, fleurs, café, etc…

Préparation matérielle du stand

Travaux d’impression. Un très beau travail de l’imprimeur Dunkerquois, qui offre gracieusement les signets. Les fiches de chaque participant sont imprimées avec un peu de retard.
Transport aller des documents et du matériel. La difficulté est d’évaluer le poids et la valeur de chaque envoi (pour la douane). Certains documents seront prêts trop tard pour être expédiés par bateau, et devront être envoyés par avion.
Courriers avec GES La société GES a eu du mal à comprendre ce que nous souhaitions, ce qui a entraîné des dizaines d’e-mails et de faxes. Néanmoins, on a fini par obtenir un tramage du stand avec des piliers métalliques, avec une réserve fermant à clé,et également une « enseigne-banderole » tout autour du stand, portant le logo ainsi que l’intitulé « Pavillon France ».
Courriers avec le QCCC. Egalement quelques difficultés pour se comprendre avec le Centre des Congrès pour les fournitures d’électricité, de téléphone et d’Internet. Finalement tout était bien sur place, sauf que on a du relever le tapis pour faire passer les fils dessous, ce qui donnait un stand un peu instable sous les pieds. Heureusement, personne n’est tombé.
La loterie L’ABF, l’ADBS, l’ADBU, la Bnf, l’ENSSIB, l’INIST ont fait don de certaines de leurs publications et éditions. Le Musée du Louvre a offert quant à lui, une dizaine de catalogues d’expositions.

Problèmes d’inscription.

Au dernier moment, il a fallu inscrire comme exposants quelques personnes qui ne s’étaient pas signalées comme telles, mais on a facilement obtenu les badges nécessaires.

Arrivée de Mireille Chazal et Christine Deschamps dès le Jeudi 7 Août, mais impossibilité d’accéder au stand le vendredi.

Montage du stand le samedi

Le principal problème étant celui des fils Internet et Electricité, il est réglé relativement rapidement en passant sous le tapis. L’installation fonctionnait parfaitement bien.

Pour le mobilier, tout est livré en vrac : un coup on apportait 8 tabourets, un coup 1 table, etc.

Comme on réalise l’exiguïté du stand, on est obligé de réajuster le mobilier.

Installation du diaporama sans problème. La livraison des documents et des matériels de France se fait en plusieurs fois, mais tout y est.

Certains participants participent au pliage des pochettes et à l’insertion des 14 fiches à l’intérieur. C’est un gros travail, mais qu’on n’avait pas eu le temps de faire avant de partir.

L’Inist apporte une très belle affiche récapitulant la liste des participants sur le stand, qu’on accroche sur l’arrière du stand. Cette affiche reprend le logo du Pavillon France, ainsi que ceux des participants. Ainsi, on a une belle cohérence de présentation.

Chaque participant présente son stand (stand « parapluie ») pour la BnF, « Totems » pour la BPI et la CSI.

On utilise une pochette pour décorer un carton qui sert d’urne pour la loterie.

Enfin, chaque jour, le traiteur du Centre apportera du café, du thé, des boissons fraîches dans un petit réfrigérateur dans la réserve, des noix à grignoter et des chips. Cela fera beaucoup pour l’attrait du stand, qui jouera d’autant mieux son rôle de point de ralliement…

Inauguration

Inauguration de l’exposition commerciale le dimanche après-midi. Beaucoup de monde sur le stand et tout autour ! Les commentaires sont positifs, le stand est très visité et apprécié, à part le taux d’encombrement… Nous répondons que le stand est petit par la taille mais grand par le prix…

Permanences

Chaque groupe de participants organise sa représentation sur le stand. Pour le CFI, Mireille et Christine étaient là le dimanche, puis seulement Mireille le lundi, et seulement Christine le mardi. Toutes les deux bien sûr le mercredi matin, et pour le rangement du stand le mercredi après-midi.

Préparation du retour

Tirage de la loterie le mercredi matin, et distribution des lots autant que possible. Les lauréats qu’on n’a pas retrouvés recevront leur lot par la poste.

Transport de retour

Mireille a téléphoné à Dolbec dès le lundi pour préparer l’envoi de retour en France. On a eu une visite de « Nathalie » de Dolbec le mardi, et on a préparé les papiers de douane le mercredi après-midi, avec beaucoup de difficultés : encore une estimation du poids, des dimensions (en pouces), de la valeur, etc.

Pour les colis et l’adressage, le travail fut particulièrement rude. Il fallait trouver des cartons, les adresser et les scotcher, trouver des palettes, porter les colis dessus, et tout fermer avec le plastique donné par Dolbec à cet effet. Mireille et moi n’aurions jamais pu faire cela sans l’aide des participants, et particulièrement des gens de la BnF, de Cairn, de l’Inist, et du Mesr…

Conclusion

Un beau stand, trop encombré, mais un espace convivial très fréquenté. Peut-être grâce au café en libre-service ?

Tout le monde semble apprécier de retrouver regroupés au même endroit tous les principaux partenaires de la bibliothéconomie française. Nous avons reçu de vifs encouragements à recommencer l’année prochaine…

Mireille Chazal et Christine Deschamps

COMITE FRANÇAIS IFLA

Bilan du Pavillon France à Québec

8 décembre 2008

Excuses de : Paolo Laï (INIST), Josiane Faïta-Hugues (ABES) et Isabelle Delano (INIST), qui n’ont pas reçu de convocation.

Excuses de Julie Fauvet qui n’a pas pu venir.

Débriefing

On reprend le document « Débriefing rapide » de C. Deschamps point par point, en essayant d’en tirer des conclusions pour une éventuelle répétition du Stand.

De l’avis général, le problème majeur a été le manque de place et d’espace étant donné le grand nombre de participants.

Pascal Sanz informe le groupe que, en fait, l’espace jouxtant notre stand aurait dû être libre, et on aurait dû pouvoir demander un stand plus grand, si la BNQ n’avait immédiatement décidé de venir s’accoler à nous, en prenant tout l’espace restant, excluant par là tout espoir d’expansion.

Réunions préparatoires

On demande toujours trop de mobilier et on apporte trop de documents. Il faut faire aussi attention aux types de documents que l’on apporte. L’hétérogénéité provient aussi des logiques d’établissements trop diverses. Mais le document commun a été très apprécié.

Budget

Rayer la mention « pochettes prises en charge par le CFI ». Les coûts semblent corrects par rapport aux prestations attendues (et obtenues). On discute de l’utilisation possible des documents communs qui restent en grand nombre (quitte à les réactualiser).

Propositions : En distribuer au Congrès de l’ABF, et aussi en donner à la CSI pour distribution. Pascal ira voir le stock avec Damien.

Transport

Un grand merci général à Damien pour l’aide apportée. Ce travail s’est avéré plus lourd que prévu. La conclusion à en tirer est que, plus on est prêt tôt, moins cela coûte cher, et mieux cela se passe…

Loterie

On n’a pas encore envoyé aux destinataires les ouvrages restants. Comment s’organiser de manière plus efficace une autre fois ?

Installations

Diaporama excellent, peut-être pas placé idéalement.

On a eu de la chance de pouvoir utiliser le cagibi supplémentaire.

On aurait aimé pouvoir faire un vrai cocktail, et aussi pouvoir faire asseoir plus de gens de manière plus confortable.

Une prochaine fois, prévoir d’apporter un minimum de petit matériel (ciseaux, colle, etc) commun.

Permanences : mieux organiser et faire que les gens restent sur place tout le temps de leur permanence.

Transport de retour

Problème de préparation des cartons et palettes de retour. On aurait pu obtenir plus d’aide de la part de Dolbec. Problème du retard des retours, et de leur état (très sale, état lamentable).

La prochaine fois on devra établir assez tôt le poids, le volume et la valeur des colis à expédier, et négocier par avance les conditions de retour. Tout cela suffisamment tôt pour pouvoir faire une vraie mise en concurrence.

Conclusion

Merci au CFI, aux divers partenaires, et aux personnes ayant travaillé à et sur ce stand !

Bilan des partenaires

Partenaires présents aujourd’hui 8 décembre.

CSI. A part les problèmes d’espace, Homa est très contente et souhaite recommencer une autre fois.
ABF. Outre le problème de place, il y avait aussi un problème d’hétérogénéité de composition du stand : des associations (grandes ou petites), des réseaux, des institutions de formation, des établissements très divers, etc. Il faudrait trouver des dénominateurs communs ou des objectifs communs, avec les bons vecteurs. Pour l’ABF, la présence était plus une question de personnes (pour lier des contacts notamment).
BPI .Problème d’espace. Regrette qu’en fait on ait été un peu chacun organisateur de son coin. Il aurait été utile de savoir qui faisait quoi pour installer et remballer. Il faudrait pouvoir formaliser les rôles de chacun.
BnF : Globalement satisfait. Bonne organisation. Seul problème : la fréquentation générale de l’exposition commerciale. Quelle visibilité a-t-on vraiment ?

Budget

Erreur d’intitulé sur les feuilles budgétaires distribuées par Marc : Ce qui est indiqué : « enseigne-banderole » est en fait le coût du Diaporama, l’enseigne-banderole étant comprise dans les factures GES.

Prière à tous les participants de mettre les factures en paiement si ce n’est pas déjà fait.

Les participants présents remercient tous encore une fois Mireille Chazal et Michel et Christine Deschamps.

Conférence de Milan

A Milan, en général, les hôtels sont très chers et pas de très bonne qualité, nous dit Homa. On pourrait essayer de trouver un établissement à recommander pour tous les français ?

Faire une action commune à Milan ?

Pas de « Pavillon France » piloté par le CFI, mais peut-être un espace commun ou un groupement de stands (gérés par chacun mais disposés tous les uns à côté des autres). Il faudrait faire vite. Cela risque de poser un problème pour les associations. En tout cas le diaporama sera mis à disposition de qui voudra.

Fin de la réunion.

Rappel des points à prévoir pour une autre fois :

Prendre plus de surface pour un tel nombre de participants.
Ne pas commander trop de mobilier, ne pas apporter trop de documents, ni trop hétérogènes.
Transport : être prêt plus tôt. Connaître le poids, le volume et la valeur de chaque envoi suffisamment tôt pour faire jouer la concurrence.
Réfléchir au mode d’organisation d’une éventuelle loterie.
Faire un cocktail
Avoir du petit matériel en commun pour l’installation et le démontage du stand.
Mieux organiser les permanences
Savoir qui fait quoi. Mieux formaliser les rôles de chacun pour l’installation et le démontage.

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Le Mée/Seine, le 17 novembre 2008

LES ORIENTATIONS STRATEGIQUES DU COMITE FRANÇAIS IFLA

Réunion de réflexion du 24 octobre 2008

PRESENTS

Mireille CHAZAL, CFI ; Marc MARTINEZ, ADBU ; Catherine BARNIER, ENSSIB ; Annick GUINERY, ABF ; Martine ERNOULT, FADBEN ; Claire NIEMKOFF, BDIC ; Mireille LAMOUROUX, ADBS ; Franck HURINVILLE, CFI ; Pascal SANZ, Président du CFI ; Frédéric BLIN, SDBIS ; René PHALIPPOU, DLL ; Cécile SWIATEK, Bibliothèques de l’UPMC ; Hubert GRUTTEMEIER, INIST ; Souad HUBERT, BPI ; Alain COLLIGNON, INIST ; Christine GIRARD, Univ. de Bordeaux ; Marie-Claire GERMANAUD, BnF ; Martine JAN, ADBDP

EXCUSES

Christine DESCHAMPS, Elisabeth LEMAU, Cécile ARNAUD, Laurence EME, Raymond BERARD.

ORDRE DU JOUR

Le conseil d’administration avait invité les représentants des associations et institutions membres du CFI ainsi que d’autres personnes actives de par leur travail pour l’IFLA ou le CFI.

1. RAPPEL SUR LES ACTIONS DU CFI

Le Président du CFI, Pascal SANZ, rappelle les actions du CFI :

Financement de la participation de professionnels français et étrangers francophones aux congrès annuels de l’IFLA, par l’attribution de 20 à 25 bourses par an ;

Coordination et incitation à la traduction des communications du congrès de leur langue d’origine en français ;

Traduction en français du journal quotidien IFLA Express pendant le congrès, avec le concours de l’Enssib ;

Parrainage d’associations et institutions francophones du Sud pour leur permettre d’être membre de l’IFLA ;

Tous les deux ans, préparation et coordination du processus de candidatures et d’élections de professionnels français dans les différentes instances de l’IFLA.

Depuis quatre ans, s’est ajoutée à ces actions une participation active du CFI à la démarche de création de l’Association internationale francophone des bibliothécaires et documentalistes (AIFBD), qui s’est concrétisée, cette année, dans la naissance effective de celle-ci et la tenue de son premier congrès.

En 2008, enfin, le CFI s’est vu confier, par consensus, la mission exceptionnelle de préparer et coordonner la présence française à l’exposition professionnelle du Congrès de l’IFLA à Québec, sous la forme d’un « Pavillon France » qui a réuni 14 organismes différents.

2. PERIMETRE DE LA REFLEXION

Ces actions menées au fil des ans, nourrissent, croyons-nous, un bilan positif. Pour autant, le CFI, comme d’autres associations professionnelles, ne doit pas se dispenser, aujourd’hui, d’une réflexion sur ses orientations stratégiques et ses missions pour les années à venir :

doit-il continuer à centrer ses activités quasi exclusivement sur la participation à l’IFLA ?
dans ce cas, les actions qu’il déploie actuellement sont-elles toujours également pertinentes ou devraient-elles évoluer les unes par rapport aux autres et comment ?
devrait-il, au contraire, élargir le champ de ses interventions ? Si oui, dans quelles directions, sur quels types d’actions, dans quelle relation avec les associations et institutions comptant parmi ses membres ? par exemple, en devenant un opérateur dans le champ des relations internationales pour le compte des tutelles ? Quels moyens lui seraient nécessaires ?
comment le CFI devrait-il chercher à améliorer la visibilité de ses actions ?
parmi ces différentes évolutions possibles, quelles sont celles qui permettraient le mieux au CFI de s’assurer, outre ses fonds propres, du soutien financier pérenne des administrations qui contribuent au financement de ses activités jusqu’à présent ?

3. DISCUSSION SUR UN BILAN DES ACTIVITES DU CFI

Annick GUINERY, ABF propose que l’on dresse un état des lieux des actions du CFI par rapport aux objectifs définis dans l’article 2 de ses statuts.

Frédéric BLIN, SDBIS, remarque le faible nombre d’inscrits (80) au CFI par rapport au montant de la subvention du Ministère. Il souhaite que des réponses soient apportées à la question : quels services pourraient être développés pour retenir les adhérents ? Les participants approuvent ces deux propositions.

Bourses du CFI : les bourses sont-elles attribuées à des élus de sections de l’IFLA ? Le règlement d’attribution des bourses a été révisé pour permettre à des élus de sections de bénéficier de bourses mais aussi pour que de jeunes professionnels s’engagent dans les activités internationales. A.GUINERY insiste sur l’importance des bourses pour faciliter les participations au congrès. Le poids du dispositif des bourses est très lourd mais très important, notamment dans la mesure où il y a là un réseau relationnel à entretenir.

Marie-Claire GERMANAUD pense qu’en abandonnant les bourses le CFI disparaîtrait rapidement. Les traductions sont très importantes et ont favorisé le multilinguisme avec la création de l’IFLA express en français. Ce qui n’est pas fait relève d’un travail scientifique pour contribuer aux activités de l’IFLA. C’est l’IFLA qu’il faut rendre visible en présentant ses activités dans les journées d’étude et congrès des associations. Avant de se vouloir opérateur, il faut mieux assurer ce qui est déjà inscrit dans les statuts du CFI. M.C. GERMANAUD exprime son accord avec les interrogations des Ministères sur les moyens financiers.

Souad HUBERT défend le rôle d’opérateur que devrait avoir le CFI qui pourrait repérer les opérations internationales et assurer une présence française. Elle remarque le manque de participation du CFI dans des groupes de travail peut-être par manque de moyens humains ou par manque d’engagement.

En synthèse de cette première partie de discussion qui portait sur un bilan des activités du CFI en regard de ses statuts et notamment de l’article 2 :

une forte demande est exprimée pour une poursuite de l’activité du CFI au sein de l’IFLA
devant le constat de l’invisibilité du CFI et de l’IFLA, il est nécessaire pour le CFI de mener des actions pour faire connaître ses activités.
le travail autour des bourses doit continuer de même que le travail de traduction des communications et de l’IFLA EXPRESS
il faut assurer un meilleur équilibre entre anciens et nouveaux boursiers

4. DISCUSSION SUR DE NOUVELLES ORIENTATIONS

La deuxième partie de la discussion porte sur de nouvelles orientations possibles : l’élargissement des activités du CFI et de son rôle comme opérateur. Il est rappelé le travail d’organisation et de coordination assuré par le CFI dans l’opération du Pavillon France au congrès de Québec 2008. Le CFI pourrait par exemple organiser un stand commun des professionnels au congrès de l’IFLA, un voyage d’étude de professionnels ou réaliser une publication mettant en valeur les réalisations françaises et francophones.

Plusieurs pistes sont évoquées :

mutualiser les savoirs et expériences et proposer « une boîte à outils », donner à voir notre savoir-faire français à l’IFLA,
valoriser ce savoir-faire au-delà de l’IFLA (Liber et EBLIDA ont changé leurs missions), - échanger des compétences avec les francophones (déjà assuré par l’AIFBD ?),
participer à des projets européens (il y a des financements),
le I du CFI est-il le I de IFLA ou International ?,
plutôt qu’opérateur le CFI pourrait jouer le rôle de coordinateur,
mener un travail professionnel pour aboutir à des prises de position professionnelles françaises au sein de l’IFLA,
organiser une journée d’étude thématique ou d’information sur l’international,
porter l’effort de sensibilisation en direction des bibliothèques publiques,
assurer une veille sur les manifestations et proposer des intervenants français,
inviter les professionnels français à faire plus de communications et les accompagner via un système de tutorat,
l’INIST a des relations privilégiées avec l’IFLA cela peut être un moyen supplémentaire important d’être présent dans des réseaux francophones.

René PHALIPPOU de la DLL souligne que l’élargissement des missions du CFI pour exporter un savoir-faire français justifierait mieux le soutien du Ministère..

Frédéric BLIN du SDBIS pense que le CFI pourrait poursuivre son travail sur les bourses françaises mais pas francophones (celles-ci pourraient être financées par le MAE). Par ailleurs, le CFI pourrait organiser des conférences internationales qui auraient lieu en France. Il regrette qu’il n’y ait pas eu de réponse à la question : quel intérêt pour une association ou un adhérent individuel d’adhérer au CFI ?

5. CONCLUSION

Le conseil d’administration reviendra sur ces questions. Une partie des questions est restée sans réponse : quels services offrir pour retenir les adhérents et la question des moyens humains et financiers ?

Une conception plus ouverte des missions du CFI. Il y a confirmation d’une utilité et d’une nécessité de poursuivre une activité du CFI au sein de l’IFLA : le CFI doit être une chambre d’écho de ce que fait l’IFLA. Tout cela ne justifie pas un bouleversement profond mais une conception plus ouverte des missions du CFI.

Une révision des statuts. Une révision des statuts est envisagée pour permettre un élargissement des activités du CFI en dehors de l’IFLA.

Un changement de nom. Au-delà d’une révision des statuts, un changement de nom est à envisager.

La valorisation des savoir-faire. Un mentorat entre français et de français à francophones est suggéré de même que des échanges de professionnels.

La recherche d’une visibilité accrue. Il faut assurer une meilleure visibilité du CFI et de l’IFLA dans des colloques français et inviter des membres de l’IFLA dans des réunions professionnelles organisées par le CFI.

Une plus grande mobilisation des adhérents. Il faut drainer plus d’énergie, plus de participation et d’implication des membres du CA. Lors du prochain mandat, les associations et les institutions devront se mobiliser davantage.

Un travail de veille. Une veille sur les actions des autres institutions devra être assurée.